Crear un cliente nuevo

Por dónde se empieza

La forma más rápida es el botón + Nuevo de la barra superior, en la esquina superior derecha de cualquier pantalla: pulsa + Nuevo → Nuevo cliente.

Otros sitios desde los que puedes empezar:

• En Clientes, el botón + Nuevo cliente de la esquina superior derecha.
• Si todavía no tienes ninguno, la propia pantalla vacía ofrece Añadir primer cliente.

Empresas y organizaciones. GuauKit no tiene un tipo de ficha aparte para organizaciones. Un cliente que factura como empresa se da de alta como cliente normal: la razón social y el CIF se ponen en el bloque Datos de facturación del mismo formulario (ver más abajo).

Altas que no haces tú. Si activas el registro público en Centro → Ajustes → Usuarios → Clientes → Registro público de clientes, tus clientes se dan de alta solos desde tu URL (…/registro/tu-centro). Confirman su email y GuauKit crea la ficha, el acceso al portal y avisa al equipo. Esas fichas aparecen en Clientes como cualquier otra.

Pasos

1. Abre el formulario Nuevo cliente por cualquiera de las vías de arriba.
2. Completa los datos obligatorios. Los campos obligatorios llevan un asterisco (*): en el alta de cliente son solo Nombre * y Apellidos *. Todo lo demás puede quedar en blanco y completarse más adelante.
3. Rellena la información adicional que necesites (siguiente apartado).
4. Pulsa Crear cliente. Verás el aviso «Cliente creado» y volverás al listado de Clientes, con la ficha ya creada.

Si falta el nombre o los apellidos, el formulario avisa en rojo —«El nombre y los apellidos son obligatorios.»— y no guarda nada.

Información adicional del cliente

Todos estos campos están en el mismo formulario de alta y son opcionales. Puedes volver a ellos cuando quieras con Editar desde la ficha del cliente.

• Email — es la puerta a casi todo lo demás: acceso al portal, envío de facturas y presupuestos, documentos para firmar y comunicaciones. Sin email no se puede activar el portal del cliente.
• Teléfono — escríbelo como te resulte cómodo (600 000 000, 600-000-000, +34 600 000 000): GuauKit lo normaliza y lo guarda en formato internacional (+34600000000). Para los números sin prefijo usa el país configurado en Ajustes → Empresa → Información → País por defecto (para teléfonos sin prefijo), que de fábrica es España. Este es el principal: el que usan los recordatorios, las campañas y los mensajes automáticos. Si el cliente tiene más números —el fijo de casa, el del trabajo, el del marido—, añádelos con Otros teléfonos en su ficha (ver abajo). Los contactos de otras personas —quien recoge al perro si él no puede— van en Contactos de emergencia.
• NIF / DNI — el documento de identidad del cliente. Es distinto del NIF / CIF de los datos de facturación, que es el que sale en la factura.
• Sexo — Masculino, Femenino u Otro.
• Fecha de nacimiento — se elige con tres desplegables en orden español (Día, Mes, Año) y no admite fechas futuras. El día del cumpleaños, el cliente aparece con un icono de tarta junto a su nombre en el listado y en su ficha.
• Dirección, Ciudad, Provincia y Código postal — la dirección personal. Salvo que indiques otra cosa, es también la dirección de facturación. En la ficha, debajo de la dirección, salen sus coordenadas: ver más abajo.
• Datos de facturación — la casilla Usar datos personales para facturación viene marcada: el nombre, el NIF y la dirección personales son los que salen en las facturas. Desmárcala cuando la factura tenga que ir a nombre de otro —una empresa, un seguro, una protectora— y rellena Nombre / Razón social, NIF / CIF y la dirección fiscal.

Las coordenadas del domicilio

Debajo de la dirección, la ficha muestra las coordenadas de la casa. Hacen falta para dos cosas:

• Cuidados a domicilio — ordenar la ruta del día por cercanía y estimar el tiempo de viaje entre visitas.
• Zonas de servicio con coste por kilómetro — la distancia desde el centro, en cuidados a domicilio y en adiestramiento.

Se calculan solas la primera vez que se reserva una visita a domicilio, así que lo normal es no tener que tocar nada. Cuando falten, o cuando apunten a otro sitio:

Acción	Para qué
Geocodificar	Busca la dirección guardada y calcula las coordenadas
A mano	Latitud y longitud escritas por ti, cuando el buscador no encuentra la calle. En Google Maps, botón derecho sobre el punto: las dos cifras que salen arriba son exactamente eso
Borrar	Las quita, para volver a empezar

Si la dirección ha cambiado desde que se calcularon, la ficha lo dice en ámbar: siguen siendo las de la casa anterior. Pulsa Recalcular.

El piso y la puerta no estorban. «Arenal 125 3º B» se busca primero tal cual y, si el mapa no lo reconoce —que es lo normal, porque el piso no está en el mapa—, se reintenta con «Arenal 125», luego sin el código postal y, en último término, solo con el código postal y el municipio. Cuando hace falta llegar a ese último paso te lo dice: el punto es del barrio, no del portal, y sirve para ordenar una ruta pero no para plantarse en la puerta.

El buscador es Nominatim (OpenStreetMap) y se limita al país de la entidad. Cuando no encuentra ni el código postal, casi siempre es que está mal escrito.

Este bloque solo aparece si tienes contratado Cuidados a domicilio o Adiestramiento, que son los dos que usan las coordenadas. Sin ninguno de los dos no se pinta.

Qué ocurre nada más guardar

• Acceso al portal automático. Si en Ajustes → Usuarios → Clientes tienes activado Crear cuenta de portal automáticamente y el cliente tiene email, GuauKit le crea el acceso y le envía por correo su contraseña temporal. Si no lo tienes activado, el portal se activa a mano desde la pestaña Portal de la ficha.
• Mensaje de bienvenida. Si tienes activo el mensaje Bienvenida al cliente en Ajustes → Comunicaciones, se envía automáticamente con los datos recién guardados.

Lo que se completa después, desde la ficha

Hay información del cliente que no está en el formulario de alta porque se gestiona desde su ficha:

• Alertas de atención — el panel ámbar bajo los datos de contacto. Son avisos para el equipo (por ejemplo, cliente conflictivo o impagos previos) y nunca se muestran al cliente. Las opciones disponibles se definen en Ajustes → Configuración → Campos personalizados → Alertas de atención (clientes). Cuando un cliente tiene alguna, aparece un triángulo ámbar junto a su nombre en el listado y en la ficha.
• Notas internas — el recuadro de la derecha: una sola anotación corta, siempre a la vista. Para el resto está el bloque Notas de la pestaña General, con título, tipo y adjuntos. Ninguna de las dos las ve el cliente.
• Otros teléfonos — bajo los datos de contacto, junto al principal. Son los demás números del mismo cliente: el fijo de casa, el del trabajo, el del marido. De cada uno se guarda el número, qué es (Móvil, Fijo, Trabajo u Otro) y una etiqueta opcional para lo que no cabe en el tipo («de 9 a 14», «el de su madre»). Se guardan normalizados igual que el principal, y sirven para tres cosas:
  • Llamar — cada uno es un botón, igual que el principal.
  • Encontrar al cliente — el buscador de Clientes los mira también, así que buscar por el fijo de casa lo encuentra.
  • Reconocer una llamada entrante — si llama desde cualquiera de ellos, la llamada sale con su nombre y no como desconocida.
  Lo que no hacen: los mensajes automáticos, los recordatorios y las campañas siguen saliendo solo al principal. Si el cliente quiere que le escribas a otro número, ponlo como principal y baja el anterior a esta lista. Se pueden añadir hasta diez. No se admite repetir uno ni volver a poner el principal: al guardar se descartan solos.
• Contactos de emergencia (pestaña General) — nombre, teléfono, relación y notas de las personas que pueden hacerse cargo cuando el titular no está localizable. A cada una se le marcan sus autorizaciones: Contactar si no me localizan, Recibir información sobre mi mascota, Visitar o recoger a mi mascota y Tomar decisiones en emergencias. Es lo que en otros programas se llama «segundo propietario», y es lo que hay que rellenar cuando la mascota la trae o recoge otra persona de la familia.
• Información ampliada (pestaña General) — los campos personalizados que haya definido tu centro para la ficha de cliente en Ajustes → Configuración → Campos personalizados → Cliente: el número de socio, cómo prefiere que le avisen, el número de registro, lo que necesites. Es el sitio de todo lo que antes acababa en una nota interna, con la diferencia de que aquí es un campo de verdad: tiene su tipo, se puede marcar como obligatorio y se lee siempre en el mismo sitio. Si no hay ninguno definido, el bloque lo dice y enlaza a Ajustes. Solo lo ve el equipo: estos campos no salen en el portal del cliente.
• Privacidad y comunicaciones (RGPD) (pestaña Portal) — los consentimientos del cliente, canal por canal: comunicaciones comerciales y de servicio por teléfono, WhatsApp, email y portal; más cesión de datos a terceros, uso de fotos y vídeos en redes, elaboración de perfiles y conservación de datos. Queda registrada la fecha de la última actualización.
• Portal del cliente (pestaña Portal) — Activar portal, Reenviar contraseña y Desactivar portal. Requiere que el cliente tenga email.

Ojo al cambiarle el email a un cliente con portal. Es su usuario, así que no se cambia al guardar: se le manda un enlace a la dirección nueva para que lo confirme y un aviso a la vieja por si no ha sido él. Sigue entrando con el de siempre hasta que lo confirme (Portal del cliente).

• Sede preferida y ¿Cómo nos conoció? (pestaña Portal) — se rellenan cuando el cliente se registra él mismo o elige sede desde el portal.
• Saldo de cuenta — aparece en la cabecera de la ficha cuando no es cero. Púlsalo para ver de dónde sale, y usa Aplicar a facturas cuando el cliente tenga saldo a favor.
• Mascotas (pestaña General) — la lista de sus animales, con el botón Añadir mascota para seguir con el alta.

Quién puede hacer qué

• Crear y editar clientes: cualquier miembro del equipo con acceso al panel.
• Vetar y quitar el veto: administración y recepción.
• Eliminar: solo administración. El borrado es lógico —la ficha desaparece de listados y buscador, pero el histórico de facturación se conserva.
• Activar el portal: administración y recepción. Desactivarlo y reenviar la contraseña: solo administración.

Antes de crear, comprueba que no existe

El formulario avisa solo. Mientras escribes el nombre, el email, el teléfono o el NIF, si algo coincide con una ficha que ya existe aparece un aviso en ámbar con los nombres, en qué coinciden y un enlace para abrirlas en otra pestaña. Los avisos por NIF y por email son los fiables —identifican a una persona—; el teléfono puede ser el de casa, compartido por varios miembros de la familia, y el nombre se repite mucho.

El aviso no bloquea nada: si de verdad son dos personas distintas, sigue. Quien decide eres tú.

Si la ficha que sale está archivada, el aviso lo dice: en ese caso lo que toca es desarchivarla, no crear otra (artículo 2).

También puedes buscar tú antes:

• El buscador global se abre con Ctrl + K (⌘ + K en Mac) desde cualquier pantalla y busca a la vez mascotas y clientes por nombre, apellidos o email.
• El buscador de la pantalla Clientes busca además por teléfono, que suele ser la forma más fiable de encontrar a alguien dado de alta con el nombre escrito de otra manera. Mira el principal y los otros teléfonos, así que también lo encuentra buscando por el fijo de casa.

En el alta de mascota pasa lo mismo. Avisa si el microchip que escribes ya está en otra ficha, o si ese propietario ya tiene una mascota con ese mismo nombre. El microchip es el aviso que conviene mirar siempre: es único por animal (artículo 8).